Anda tidak dapat mengendalikan pasar, tetapi Anda dapat menggunakan rencana operasional untuk membuat perusahaan berjalan lebih stabil dan berjalan lebih jauh.
Ditulis oleh: Emily Westerhold, mitra a16z crypto
Diterjemahkan: Luffy, Berita Foresight
"Jika Anda tidak memiliki rencana, Anda pasti akan gagal." Benjamin Franklin tidak mengatakan kalimat ini khusus untuk pendiri startup, tetapi kata-kata ini juga sangat tepat untuk mereka. Pendiri (terutama pendiri di bidang cryptocurrency) memiliki terlalu banyak hal yang tidak dapat mereka kendalikan: volatilitas pasar yang tinggi, perubahan kebijakan regulasi yang konstan, dan ekspektasi dari luar yang sangat tinggi.
Oleh karena itu, fokus pada hal-hal yang dapat Anda kendalikan menjadi sangat penting, dan rencana operasional menjadi sangat berguna. Rencana operasional mungkin terdengar tidak terlalu menarik, tetapi itu adalah salah satu alat yang paling dapat Anda kendalikan dan manfaatkan, yang dapat membantu Anda mengubah visi menjadi dorongan untuk maju, tanpa menghabiskan dana atau membebani tim.
Secara konseptual, rencana operasional sangat sederhana. Ini mencakup semua hal yang dilakukan oleh perusahaan: Apa saja tugasnya? Siapa yang bertanggung jawab? Apa tujuan yang ingin dicapai? Berapa total biayanya? Bagaimana hasilnya diukur? Namun, jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini mungkin sangat rumit, sehingga menjadi sangat penting untuk merapikannya dengan sebuah rencana.
Meskipun Anda belum pernah membuat rencana operasional untuk bisnis, Anda pasti telah melakukan hal serupa dalam kehidupan pribadi Anda. Misalnya, jika Anda ingin berlari maraton, Anda memerlukan rencana latihan untuk mempersiapkan beberapa bulan sebelum perlombaan. Seberapa jauh Anda harus berlari setiap kali? Kapan menambah jarak, dan berapa banyak? Rute mana yang harus dipilih? Bagaimana cara beristirahat dan pulih? Apa yang harus dilakukan jika terluka? Dalam dunia bisnis, "Hari Perlombaan Maraton" Anda mungkin adalah peluncuran produk, penawaran umum perdana (IPO), atau tujuan besar lainnya. Kedua hal tersebut memiliki prinsip yang sama.
Namun, jangan mencampuradukkan rencana operasional dan rencana strategis. Rencana strategis menggambarkan peta makro perusahaan, yaitu visi yang Anda tawarkan kepada para investor; sedangkan rencana operasional adalah rencana tindakan konkret untuk mewujudkan visi tersebut, yang mengubah rencana strategis menjadi rincian yang dapat dilaksanakan yang melibatkan orang, biaya, dan garis waktu. Untuk membangun perusahaan yang sehat dan dinamis, kedua rencana ini sama-sama penting.
Selanjutnya, mari kita membahas secara mendalam tentang apa yang harus termasuk dalam rencana operasi.
Menyusun Rencana Operasional
Pertama, fokus pada empat elemen inti operasi: orang (siapa yang bertanggung jawab?), waktu (kapan setiap tugas selesai?), biaya (berapa anggarannya?), dan ukuran (bagaimana mengevaluasi kemajuan?).
Rencana operasional adalah proses yang terus-menerus diiterasi, jadi tidak perlu terlalu terjebak pada draf awal. Ada banyak praktik terbaik yang dapat dijadikan referensi, berbagai kerangka kerja, dan konsultan mahal yang dapat dipekerjakan. Namun, pekerjaan inti adalah menjelaskan dengan jelas siapa yang melakukan apa di dalam perusahaan, Anda dapat menuliskannya sendiri, dan kemudian menyempurnakannya nanti. Saat ini, cukup pastikan bahwa tujuan operasional dalam jangka waktu tertentu jelas dan teratur.
Penting untuk dicatat bahwa rencana Anda harus melibatkan trade-off. Perusahaan tidak dapat mencakup semuanya, sehingga trade-off adalah suatu keharusan. Selain itu, trade-off ini seharusnya sulit, sehingga mendorong tim kepemimpinan untuk berdiskusi secara mendalam tentang arah utama dan arah yang tidak utama. Tidak peduli seberapa sukses perusahaan, trade-off akan selalu menjadi topik yang abadi, dan batasan justru dapat mendorong keputusan yang lebih bijak.
Tiga Kesalahan Umum
Saat menyusun rencana operasional, ada tiga kesalahan umum yang perlu diperhatikan.
1. Jangan terlalu optimis tentang jadwal dan hasil yang diharapkan. Informasi terus berubah, jadi rencanamu perlu fleksibel dan adaptif. Waspadai berbagai ketergantungan: misalnya, "Kita harus meluncurkan produk A terlebih dahulu sebelum meluncurkan produk B," "Kita harus merekrut dua insinyur untuk mengembangkan fitur baru itu," "Dengan merekrut satu pemasar, pendapatan bisa meningkat sebanyak ini."
Menyertakan faktor-faktor ini dalam rencana operasional mungkin sangat menarik, tetapi jika milestone tidak tercapai, ketergantungan tersebut dapat menimbulkan masalah. Jika merekrut kedua insinyur tersebut memakan waktu lama, maka dapat menghadapi risiko tenggat waktu pengembangan fitur baru. Oleh karena itu, rencana operasional bisa optimis, tetapi juga harus realistis. Berikan diri Anda ruang untuk menyesuaikan arah ketika situasi berubah, sambil jangan lupa untuk menyesuaikan garis waktu berikutnya.
2. Jangan mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal sekaligus. Pendiri sering memiliki banyak ide untuk bisnis, tetapi waktu dan sumber daya terbatas, sementara mengejar semua ide tersebut akan meningkatkan konsumsi dana dan mengalihkan perhatian tim.
Sebaliknya, susunlah urutan berbagai kegiatan secara strategis. Dengan kata lain, pikirkan bagaimana berbagai peluang dan kemampuan dapat menciptakan kondisi untuk peluang dan kemampuan lainnya. Mungkin meluncurkan produk tertentu dapat mendatangkan pengguna baru, yang pada gilirannya memberi Anda kesempatan untuk memanfaatkan pengguna tersebut; atau mungkin berinvestasi dalam teknologi tertentu dapat membuka sumber pendapatan baru. Pertimbangkan bagaimana mengatur prioritas kegiatan perusahaan dengan bijak, serta bagaimana mengalokasikan waktu dan sumber daya dengan sesuai.
Tentu saja, kenyataan seringkali lebih rumit daripada rencana. Sebagai pendiri, Anda paling memahami serangkaian peluang yang terkait dengan produk. Anda mungkin merasa mudah untuk menangkap banyak peluang, sebagian karena Anda dapat melihat pasar besar di balik setiap peluang, dan juga karena kinerja produk inti mungkin tidak memenuhi harapan atau perkembangannya lambat, sehingga Anda ingin membuka beberapa jalur kesuksesan untuk diri sendiri. Namun, kenyataan yang kejam adalah bahwa tim kecil biasanya hanya dapat melakukan satu hal dengan sangat baik. Teralihkan tampaknya menggoda, tetapi sering kali mengakibatkan hal-hal terpenting tidak dieksekusi dengan baik.
Untuk mengevaluasi fokus perusahaan, Anda dapat mengajukan dua pertanyaan kepada diri sendiri: Apa tugas utama perusahaan saat ini? Di mana karyawan menghabiskan sebagian besar waktu mereka? Jika jawabannya tidak konsisten, mungkin ada masalah.
3. Perusahaan membutuhkan indikator keberhasilan yang dapat diukur. Meskipun rencana operasional Anda sangat baik, jika tidak dapat memantau kondisi operasi perusahaan, maka seluruh rencana bisa menjadi omong kosong. Mengapa? Karena jika Anda tidak tahu bagaimana mengukur keberhasilan, Anda juga tidak akan dapat mengukur (bahkan menyadari) kegagalan, yang berarti Anda akan kesulitan menghadapi tantangan dan kemunduran. Indikator pengukuran tidak harus rumit, bahkan dengan indikator status merah / kuning / hijau pun bisa efektif, tetapi Anda harus memiliki indikator pengukuran.
Ingat: apa yang Anda motivasikan akan mempengaruhi perilaku orang. Pertimbangkan dengan hati-hati apakah metrik Anda dapat memberikan hasil terbaik bagi perusahaan. Sebagai contoh sederhana, Anda mungkin harus mengaitkan insentif orang dengan hasil yang mereka hasilkan, bukan hanya melihat berapa jam mereka bekerja.
Poin Penting Terkait Anggaran
Anggaran adalah komponen kunci dari setiap rencana operasi, dan rencana operasi harus menjawab pertanyaan "Berapa biaya semuanya?" Oleh karena itu, pendiri harus memahami beberapa tips anggaran.
Sebagian besar pengeluaran perusahaan dikeluarkan untuk karyawan. Situasi ini tidak selalu terjadi, tetapi ini adalah aturan praktis yang berguna, terutama karena pendiri kadang-kadang meremehkan biaya total untuk karyawan baru. Tidak hanya mempertimbangkan gaji, tunjangan, dan pajak gaji, tetapi juga perangkat keras, perangkat lunak, lisensi, biaya perjalanan, dan segala biaya lain yang diperlukan karyawan. Banyak pengeluaran terkait langsung dengan jumlah karyawan, jadi saat menyusun anggaran, modelkan berdasarkan hal ini.
Satu hal terkait adalah, jangan lupa untuk merencanakan ekuitas seperti merencanakan kas. Manajemen ekuitas itu sendiri bisa ditulis dalam artikel terpisah, tetapi saat menyusun rencana perekrutan, Anda juga harus memperkirakan ekuitas terkait yang akan diberikan. Jika proyek Anda memberikan token kepada karyawan, prinsip yang sama juga berlaku. Singkatnya, memiliki satu set prinsip kompensasi yang komprehensif dan jelas sangat penting. Kesalahan yang dibuat di awal sering kali akan terus diperbesar.
Membedakan antara biaya tetap dan biaya variabel untuk memahami fleksibilitas anggaran. Anda perlu tahu bagian mana dari anggaran yang dapat disesuaikan dan mana yang tidak. Misalkan minggu depan Anda harus mengurangi biaya sebesar 30%, apakah Anda tahu dari mana harus memulai? Atau misalkan perusahaan sedang berkembang, dan Anda ingin meningkatkan investasi, apakah Anda tahu di mana peningkatan investasi itu wajar? Bagi startup, mungkin agak sulit untuk melakukan hal ini karena variabel yang sedikit. Namun, semakin mendalam pemahaman Anda tentang faktor-faktor penyesuaian anggaran ini, semakin mudah Anda akan membuat keputusan.
Tips tambahan: Cobalah untuk bernegosiasi dengan vendor dan penyedia layanan, hindari menandatangani kontrak jangka panjang untuk menjaga fleksibilitas.
Perencanaan skenario adalah temanmu. Setiap anggaran yang kamu buat mungkin memiliki deviasi, hanya saja ukuran deviasinya berbeda. Bahkan perusahaan yang sudah matang pun demikian, karena ada terlalu banyak faktor yang tidak dapat dicakup oleh anggaran. Oleh karena itu, jangan terobsesi pada satu skenario ideal untuk masa depan perusahaan, tetapi gunakan perencanaan skenario untuk menghadapi berbagai kemungkinan masa depan dengan tenang, dan alokasikan probabilitas serta rentang kepercayaan yang sesuai untuk setiap skenario. Faktor-faktor apa yang mungkin mengejutkanmu? Perubahan apa yang bisa mengguncang model perusahaan saat ini? Misalnya, jika menghadapi ketidakpastian regulasi, seperti apa penampilan perusahaan dengan hasil regulasi yang berbeda? Anggaplah anggaran sebagai alat pembelajaran dan perencanaan, yang digunakan untuk mendiskusikan dan mengelola berbagai peluang dan ketidakpastian.
Cadangan kas harus mampu bertahan setidaknya 6 bulan operasi. Pendiri sering kali merasa terjebak dalam masalah pengeluaran kas. Misalkan perusahaan Anda memiliki cadangan dana selama dua tahun, tetapi tidak ada rencana operasi untuk membimbing. Mungkin pada akhir tahun, Anda baru menyadari bahwa Anda telah merekrut 5 orang tambahan, dan kemajuan produk tertinggal 6 bulan. Tiba-tiba, dana Anda hanya cukup untuk mempertahankan 6 bulan operasi. Kecuali Anda dapat memantau pengeluaran kas dengan baik, tenaga Anda akan sepenuhnya terfokus pada pendanaan atau pengurangan biaya. Bahkan jika Anda berhasil mendapatkan dana baru, menyelesaikan pendanaan mungkin memakan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan, dan juga akan menimbulkan biaya hukum. Belum lagi, semakin dekat dengan kehabisan dana, semakin sedikit kekuatan tawar Anda.
Kunci untuk menghindari masalah perputaran dana adalah mengendalikan anggaran. Sebagai pendiri, jangan abaikan tanggung jawab ini. Meskipun Anda dapat mengalihdayakan pekerjaan nyata kepada anggota tim lainnya, Anda tetap harus melakukan komunikasi setiap bulan untuk membandingkan pengeluaran dana yang diharapkan bulan ini dan pengeluaran dana aktual. Apakah ada perbedaan signifikan antara pengeluaran dana aktual dan pengeluaran dana yang diharapkan? Jika ada, apakah ada yang perlu diperbaiki atau disesuaikan? Apakah pertimbangan Anda terhadap biaya salah? Atau apakah ini hanya masalah sekali saja?
Bagi pendiri, alat yang berguna adalah "metode anggaran berbasis nol". Saat ini, banyak perusahaan saat menyusun anggaran tahun depan, akan menggunakan anggaran saat ini sebagai dasar, dengan menambah atau mengurangi 10%. Meskipun metode ini lebih sederhana dibandingkan beberapa metode lainnya, namun tidak mendukung pemikiran mendalam tentang kebutuhan perusahaan saat ini. Metode anggaran berbasis nol mengharuskan Anda untuk memulai dari nol, mempertimbangkan dengan cermat pengeluaran nyata perusahaan untuk tahun depan. Keuntungannya adalah, Anda harus menemukan alasan yang masuk akal untuk setiap pengeluaran, alih-alih sekadar melanjutkan anggaran tahun lalu. Ini membantu Anda mengarahkan anggaran secara tepat ke tempat yang benar-benar dibutuhkan perusahaan saat ini.
Mengenai manajemen dana, terutama bagi para pendiri di bidang cryptocurrency: sangat penting untuk merumuskan suatu kebijakan investasi yang memberikan pedoman untuk manajemen dana. Meskipun toleransi risiko Anda biasanya tergantung pada kondisi cadangan dana, selalu ingat bahwa prioritas utama adalah melindungi modal.
Dalam mode operasi apa bisnis Anda?
Tidak ada kerangka yang benar atau terbaik secara mutlak untuk menyusun rencana operasional. Apa pun yang dipilih, selama itu dapat membantu Anda menyelesaikan masalah inti dari rencana tersebut: siapa yang melakukan apa, kapan selesai, berapa biayanya, dan bagaimana mengukurnya.
Namun, sebelum memilih kerangka kerja, Anda harus terlebih dahulu menentukan dalam mode operasi mana Anda berada, karena mode operasi menentukan prioritas Anda. Anda dapat menentukan ini melalui serangkaian pertanyaan:
1. Apakah perusahaan Anda masih membutuhkan pendanaan?
Jawabannya kemungkinan adalah "Diperlukan", karena sebagian besar perusahaan yang menerima investasi ventura di awal akan melakukan pendanaan ulang, tetapi ada beberapa pengecualian. Jika bisnis Anda sudah menguntungkan, itu bagus. Anda masih memerlukan rencana operasi, tetapi pendanaan mungkin bukan faktor pembatas utama. Jika belum menguntungkan, teruskan ke pertanyaan berikutnya.
2, Apakah cadangan dana Anda dapat bertahan lebih dari 12 bulan?
Inti dari pemikiran ini adalah, jika cadangan dana dapat bertahan lebih dari 12 bulan, maka rencana tahun ini mungkin tidak mencakup pembiayaan. Mungkin prioritas Anda adalah membangun produk atau membentuk tim. Namun, jika cadangan dana kurang dari 12 bulan, rencana operasional harus mencakup pembiayaan, pengurangan biaya, mencari mitra strategis dan peluang investasi, atau semua hal di atas. Anda mungkin juga perlu melihat kembali pengeluaran dengan serius, mencari cara untuk perbaikan.
3. Jika Anda membutuhkan pembiayaan, apa saja tujuan yang perlu Anda capai?
Anda harus jelas tentang tonggak apa yang perlu dicapai untuk meyakinkan investor untuk berpartisipasi dalam putaran pendanaan berikutnya. Tonggak yang tepat tergantung pada keadaan perusahaan dan putaran pendanaan yang ingin Anda lakukan, oleh karena itu lebih baik untuk mendiskusikannya dengan investor Anda. Misalnya, Anda mungkin berpikir bahwa meluncurkan produk akan memperoleh lebih banyak dana, tetapi investor mungkin ingin terlebih dahulu melihat kesesuaian produk dengan pasar.
Selanjutnya, pikirkan sumber daya apa yang diperlukan untuk mencapai tonggak ini. Lihat orang-orang yang perlu direkrut, langkah-langkah lain yang perlu diambil, dan berapa lama Anda berpikir itu akan memakan waktu. Daftar biaya ini di spreadsheet, apakah uang tunai di rekening bank Anda cukup untuk menutupi kebutuhan ini? Jika tidak, lihat variabel mana yang bisa disesuaikan untuk mencapai keseimbangan. Apakah mengubah urutan kegiatan membantu? Bagaimana dengan mengubah prioritas perusahaan saat ini?
Setelah mengidentifikasi sumber daya, pertimbangkan untuk merekrut atau menginvestasikan sumber daya ini, berapa lama cadangan dana Anda dapat bertahan. Kemudian tanyakan pada diri sendiri: dengan kondisi kas perusahaan saat ini, apakah cadangan dana ini cukup? Jika cukup, maka Anda memiliki dasar yang kuat untuk merumuskan rencana operasional. Jika tidak cukup, Anda perlu meninjau kembali rekrutmen, investasi, atau area fokus, dan melakukan penyesuaian pada rencana.
Akhirnya, tetapkan beberapa indikator untuk memantau rencana operasi agar dapat memahami apakah rencana tersebut efektif. Penting untuk memastikan pemantauan dilakukan secara berkala.
Template Tujuan Operasi
Worksheet di bawah ini dapat membantu Anda menggambarkan tujuan operasional secara awal. Salah satu cara adalah dengan menentukan tujuan tahunan terlebih dahulu, kemudian mundur untuk menetapkan tugas yang perlu diselesaikan oleh setiap kuartal, setiap departemen, bahkan setiap orang. Kuncinya adalah menuliskan ide-ide, karena jika Anda mencoba mengingat seluruh rencana operasional dalam pikiran, kemungkinan besar Anda akan melewatkan beberapa hal.
Berikut adalah contoh sistem pengukuran sederhana untuk melacak kemajuan tujuan. Dengan indikator Merah / Kuning / Hijau, Anda dapat melaporkan secara singkat kemajuan tujuan yang berjalan baik dan yang memprihatinkan dalam rapat tim kepemimpinan mingguan. Dalam contoh ini, Anda mungkin akan mengatakan bahwa tidak ada masalah di sisi produk, ada sedikit masalah di sisi pemasaran tetapi tidak perlu dikhawatirkan, sementara di sisi teknik ada masalah serius yang perlu didiskusikan oleh tim untuk mencari solusi. Jelas, sistem ini tidak rumit, dan itulah kuncinya: menemukan cara untuk memantau rencana operasional sekaligus mempertanggungjawabkan.
Menyusun rencana operasional perusahaan sangat penting, tetapi tidak perlu terlalu terjebak. Fokuslah pada substansi, bukan bentuk, dan pastikan dapat menjawab beberapa pertanyaan sederhana, seperti siapa yang melakukan apa, kapan selesai, berapa biayanya, dan bagaimana mengukurnya. Setelah Anda melakukan ini, Anda akan memiliki dasar untuk mengukur kinerja Anda sendiri dan dapat memantau apakah kemajuan perusahaan sesuai dengan rencana.
Halaman ini mungkin berisi konten pihak ketiga, yang disediakan untuk tujuan informasi saja (bukan pernyataan/jaminan) dan tidak boleh dianggap sebagai dukungan terhadap pandangannya oleh Gate, atau sebagai nasihat keuangan atau profesional. Lihat Penafian untuk detailnya.
a16z Mitra: Jangan biarkan perusahaan menyimpang, kunci kesuksesan dengan rencana operasi
Ditulis oleh: Emily Westerhold, mitra a16z crypto
Diterjemahkan: Luffy, Berita Foresight
"Jika Anda tidak memiliki rencana, Anda pasti akan gagal." Benjamin Franklin tidak mengatakan kalimat ini khusus untuk pendiri startup, tetapi kata-kata ini juga sangat tepat untuk mereka. Pendiri (terutama pendiri di bidang cryptocurrency) memiliki terlalu banyak hal yang tidak dapat mereka kendalikan: volatilitas pasar yang tinggi, perubahan kebijakan regulasi yang konstan, dan ekspektasi dari luar yang sangat tinggi.
Oleh karena itu, fokus pada hal-hal yang dapat Anda kendalikan menjadi sangat penting, dan rencana operasional menjadi sangat berguna. Rencana operasional mungkin terdengar tidak terlalu menarik, tetapi itu adalah salah satu alat yang paling dapat Anda kendalikan dan manfaatkan, yang dapat membantu Anda mengubah visi menjadi dorongan untuk maju, tanpa menghabiskan dana atau membebani tim.
Secara konseptual, rencana operasional sangat sederhana. Ini mencakup semua hal yang dilakukan oleh perusahaan: Apa saja tugasnya? Siapa yang bertanggung jawab? Apa tujuan yang ingin dicapai? Berapa total biayanya? Bagaimana hasilnya diukur? Namun, jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini mungkin sangat rumit, sehingga menjadi sangat penting untuk merapikannya dengan sebuah rencana.
Meskipun Anda belum pernah membuat rencana operasional untuk bisnis, Anda pasti telah melakukan hal serupa dalam kehidupan pribadi Anda. Misalnya, jika Anda ingin berlari maraton, Anda memerlukan rencana latihan untuk mempersiapkan beberapa bulan sebelum perlombaan. Seberapa jauh Anda harus berlari setiap kali? Kapan menambah jarak, dan berapa banyak? Rute mana yang harus dipilih? Bagaimana cara beristirahat dan pulih? Apa yang harus dilakukan jika terluka? Dalam dunia bisnis, "Hari Perlombaan Maraton" Anda mungkin adalah peluncuran produk, penawaran umum perdana (IPO), atau tujuan besar lainnya. Kedua hal tersebut memiliki prinsip yang sama.
Namun, jangan mencampuradukkan rencana operasional dan rencana strategis. Rencana strategis menggambarkan peta makro perusahaan, yaitu visi yang Anda tawarkan kepada para investor; sedangkan rencana operasional adalah rencana tindakan konkret untuk mewujudkan visi tersebut, yang mengubah rencana strategis menjadi rincian yang dapat dilaksanakan yang melibatkan orang, biaya, dan garis waktu. Untuk membangun perusahaan yang sehat dan dinamis, kedua rencana ini sama-sama penting.
Selanjutnya, mari kita membahas secara mendalam tentang apa yang harus termasuk dalam rencana operasi.
Menyusun Rencana Operasional
Pertama, fokus pada empat elemen inti operasi: orang (siapa yang bertanggung jawab?), waktu (kapan setiap tugas selesai?), biaya (berapa anggarannya?), dan ukuran (bagaimana mengevaluasi kemajuan?).
Rencana operasional adalah proses yang terus-menerus diiterasi, jadi tidak perlu terlalu terjebak pada draf awal. Ada banyak praktik terbaik yang dapat dijadikan referensi, berbagai kerangka kerja, dan konsultan mahal yang dapat dipekerjakan. Namun, pekerjaan inti adalah menjelaskan dengan jelas siapa yang melakukan apa di dalam perusahaan, Anda dapat menuliskannya sendiri, dan kemudian menyempurnakannya nanti. Saat ini, cukup pastikan bahwa tujuan operasional dalam jangka waktu tertentu jelas dan teratur.
Penting untuk dicatat bahwa rencana Anda harus melibatkan trade-off. Perusahaan tidak dapat mencakup semuanya, sehingga trade-off adalah suatu keharusan. Selain itu, trade-off ini seharusnya sulit, sehingga mendorong tim kepemimpinan untuk berdiskusi secara mendalam tentang arah utama dan arah yang tidak utama. Tidak peduli seberapa sukses perusahaan, trade-off akan selalu menjadi topik yang abadi, dan batasan justru dapat mendorong keputusan yang lebih bijak.
Tiga Kesalahan Umum
Saat menyusun rencana operasional, ada tiga kesalahan umum yang perlu diperhatikan.
1. Jangan terlalu optimis tentang jadwal dan hasil yang diharapkan. Informasi terus berubah, jadi rencanamu perlu fleksibel dan adaptif. Waspadai berbagai ketergantungan: misalnya, "Kita harus meluncurkan produk A terlebih dahulu sebelum meluncurkan produk B," "Kita harus merekrut dua insinyur untuk mengembangkan fitur baru itu," "Dengan merekrut satu pemasar, pendapatan bisa meningkat sebanyak ini."
Menyertakan faktor-faktor ini dalam rencana operasional mungkin sangat menarik, tetapi jika milestone tidak tercapai, ketergantungan tersebut dapat menimbulkan masalah. Jika merekrut kedua insinyur tersebut memakan waktu lama, maka dapat menghadapi risiko tenggat waktu pengembangan fitur baru. Oleh karena itu, rencana operasional bisa optimis, tetapi juga harus realistis. Berikan diri Anda ruang untuk menyesuaikan arah ketika situasi berubah, sambil jangan lupa untuk menyesuaikan garis waktu berikutnya.
2. Jangan mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal sekaligus. Pendiri sering memiliki banyak ide untuk bisnis, tetapi waktu dan sumber daya terbatas, sementara mengejar semua ide tersebut akan meningkatkan konsumsi dana dan mengalihkan perhatian tim.
Sebaliknya, susunlah urutan berbagai kegiatan secara strategis. Dengan kata lain, pikirkan bagaimana berbagai peluang dan kemampuan dapat menciptakan kondisi untuk peluang dan kemampuan lainnya. Mungkin meluncurkan produk tertentu dapat mendatangkan pengguna baru, yang pada gilirannya memberi Anda kesempatan untuk memanfaatkan pengguna tersebut; atau mungkin berinvestasi dalam teknologi tertentu dapat membuka sumber pendapatan baru. Pertimbangkan bagaimana mengatur prioritas kegiatan perusahaan dengan bijak, serta bagaimana mengalokasikan waktu dan sumber daya dengan sesuai.
Tentu saja, kenyataan seringkali lebih rumit daripada rencana. Sebagai pendiri, Anda paling memahami serangkaian peluang yang terkait dengan produk. Anda mungkin merasa mudah untuk menangkap banyak peluang, sebagian karena Anda dapat melihat pasar besar di balik setiap peluang, dan juga karena kinerja produk inti mungkin tidak memenuhi harapan atau perkembangannya lambat, sehingga Anda ingin membuka beberapa jalur kesuksesan untuk diri sendiri. Namun, kenyataan yang kejam adalah bahwa tim kecil biasanya hanya dapat melakukan satu hal dengan sangat baik. Teralihkan tampaknya menggoda, tetapi sering kali mengakibatkan hal-hal terpenting tidak dieksekusi dengan baik.
Untuk mengevaluasi fokus perusahaan, Anda dapat mengajukan dua pertanyaan kepada diri sendiri: Apa tugas utama perusahaan saat ini? Di mana karyawan menghabiskan sebagian besar waktu mereka? Jika jawabannya tidak konsisten, mungkin ada masalah.
3. Perusahaan membutuhkan indikator keberhasilan yang dapat diukur. Meskipun rencana operasional Anda sangat baik, jika tidak dapat memantau kondisi operasi perusahaan, maka seluruh rencana bisa menjadi omong kosong. Mengapa? Karena jika Anda tidak tahu bagaimana mengukur keberhasilan, Anda juga tidak akan dapat mengukur (bahkan menyadari) kegagalan, yang berarti Anda akan kesulitan menghadapi tantangan dan kemunduran. Indikator pengukuran tidak harus rumit, bahkan dengan indikator status merah / kuning / hijau pun bisa efektif, tetapi Anda harus memiliki indikator pengukuran.
Ingat: apa yang Anda motivasikan akan mempengaruhi perilaku orang. Pertimbangkan dengan hati-hati apakah metrik Anda dapat memberikan hasil terbaik bagi perusahaan. Sebagai contoh sederhana, Anda mungkin harus mengaitkan insentif orang dengan hasil yang mereka hasilkan, bukan hanya melihat berapa jam mereka bekerja.
Poin Penting Terkait Anggaran
Anggaran adalah komponen kunci dari setiap rencana operasi, dan rencana operasi harus menjawab pertanyaan "Berapa biaya semuanya?" Oleh karena itu, pendiri harus memahami beberapa tips anggaran.
Sebagian besar pengeluaran perusahaan dikeluarkan untuk karyawan. Situasi ini tidak selalu terjadi, tetapi ini adalah aturan praktis yang berguna, terutama karena pendiri kadang-kadang meremehkan biaya total untuk karyawan baru. Tidak hanya mempertimbangkan gaji, tunjangan, dan pajak gaji, tetapi juga perangkat keras, perangkat lunak, lisensi, biaya perjalanan, dan segala biaya lain yang diperlukan karyawan. Banyak pengeluaran terkait langsung dengan jumlah karyawan, jadi saat menyusun anggaran, modelkan berdasarkan hal ini.
Satu hal terkait adalah, jangan lupa untuk merencanakan ekuitas seperti merencanakan kas. Manajemen ekuitas itu sendiri bisa ditulis dalam artikel terpisah, tetapi saat menyusun rencana perekrutan, Anda juga harus memperkirakan ekuitas terkait yang akan diberikan. Jika proyek Anda memberikan token kepada karyawan, prinsip yang sama juga berlaku. Singkatnya, memiliki satu set prinsip kompensasi yang komprehensif dan jelas sangat penting. Kesalahan yang dibuat di awal sering kali akan terus diperbesar.
Membedakan antara biaya tetap dan biaya variabel untuk memahami fleksibilitas anggaran. Anda perlu tahu bagian mana dari anggaran yang dapat disesuaikan dan mana yang tidak. Misalkan minggu depan Anda harus mengurangi biaya sebesar 30%, apakah Anda tahu dari mana harus memulai? Atau misalkan perusahaan sedang berkembang, dan Anda ingin meningkatkan investasi, apakah Anda tahu di mana peningkatan investasi itu wajar? Bagi startup, mungkin agak sulit untuk melakukan hal ini karena variabel yang sedikit. Namun, semakin mendalam pemahaman Anda tentang faktor-faktor penyesuaian anggaran ini, semakin mudah Anda akan membuat keputusan.
Tips tambahan: Cobalah untuk bernegosiasi dengan vendor dan penyedia layanan, hindari menandatangani kontrak jangka panjang untuk menjaga fleksibilitas.
Perencanaan skenario adalah temanmu. Setiap anggaran yang kamu buat mungkin memiliki deviasi, hanya saja ukuran deviasinya berbeda. Bahkan perusahaan yang sudah matang pun demikian, karena ada terlalu banyak faktor yang tidak dapat dicakup oleh anggaran. Oleh karena itu, jangan terobsesi pada satu skenario ideal untuk masa depan perusahaan, tetapi gunakan perencanaan skenario untuk menghadapi berbagai kemungkinan masa depan dengan tenang, dan alokasikan probabilitas serta rentang kepercayaan yang sesuai untuk setiap skenario. Faktor-faktor apa yang mungkin mengejutkanmu? Perubahan apa yang bisa mengguncang model perusahaan saat ini? Misalnya, jika menghadapi ketidakpastian regulasi, seperti apa penampilan perusahaan dengan hasil regulasi yang berbeda? Anggaplah anggaran sebagai alat pembelajaran dan perencanaan, yang digunakan untuk mendiskusikan dan mengelola berbagai peluang dan ketidakpastian.
Cadangan kas harus mampu bertahan setidaknya 6 bulan operasi. Pendiri sering kali merasa terjebak dalam masalah pengeluaran kas. Misalkan perusahaan Anda memiliki cadangan dana selama dua tahun, tetapi tidak ada rencana operasi untuk membimbing. Mungkin pada akhir tahun, Anda baru menyadari bahwa Anda telah merekrut 5 orang tambahan, dan kemajuan produk tertinggal 6 bulan. Tiba-tiba, dana Anda hanya cukup untuk mempertahankan 6 bulan operasi. Kecuali Anda dapat memantau pengeluaran kas dengan baik, tenaga Anda akan sepenuhnya terfokus pada pendanaan atau pengurangan biaya. Bahkan jika Anda berhasil mendapatkan dana baru, menyelesaikan pendanaan mungkin memakan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan, dan juga akan menimbulkan biaya hukum. Belum lagi, semakin dekat dengan kehabisan dana, semakin sedikit kekuatan tawar Anda.
Kunci untuk menghindari masalah perputaran dana adalah mengendalikan anggaran. Sebagai pendiri, jangan abaikan tanggung jawab ini. Meskipun Anda dapat mengalihdayakan pekerjaan nyata kepada anggota tim lainnya, Anda tetap harus melakukan komunikasi setiap bulan untuk membandingkan pengeluaran dana yang diharapkan bulan ini dan pengeluaran dana aktual. Apakah ada perbedaan signifikan antara pengeluaran dana aktual dan pengeluaran dana yang diharapkan? Jika ada, apakah ada yang perlu diperbaiki atau disesuaikan? Apakah pertimbangan Anda terhadap biaya salah? Atau apakah ini hanya masalah sekali saja?
Bagi pendiri, alat yang berguna adalah "metode anggaran berbasis nol". Saat ini, banyak perusahaan saat menyusun anggaran tahun depan, akan menggunakan anggaran saat ini sebagai dasar, dengan menambah atau mengurangi 10%. Meskipun metode ini lebih sederhana dibandingkan beberapa metode lainnya, namun tidak mendukung pemikiran mendalam tentang kebutuhan perusahaan saat ini. Metode anggaran berbasis nol mengharuskan Anda untuk memulai dari nol, mempertimbangkan dengan cermat pengeluaran nyata perusahaan untuk tahun depan. Keuntungannya adalah, Anda harus menemukan alasan yang masuk akal untuk setiap pengeluaran, alih-alih sekadar melanjutkan anggaran tahun lalu. Ini membantu Anda mengarahkan anggaran secara tepat ke tempat yang benar-benar dibutuhkan perusahaan saat ini.
Mengenai manajemen dana, terutama bagi para pendiri di bidang cryptocurrency: sangat penting untuk merumuskan suatu kebijakan investasi yang memberikan pedoman untuk manajemen dana. Meskipun toleransi risiko Anda biasanya tergantung pada kondisi cadangan dana, selalu ingat bahwa prioritas utama adalah melindungi modal.
Dalam mode operasi apa bisnis Anda?
Tidak ada kerangka yang benar atau terbaik secara mutlak untuk menyusun rencana operasional. Apa pun yang dipilih, selama itu dapat membantu Anda menyelesaikan masalah inti dari rencana tersebut: siapa yang melakukan apa, kapan selesai, berapa biayanya, dan bagaimana mengukurnya.
Namun, sebelum memilih kerangka kerja, Anda harus terlebih dahulu menentukan dalam mode operasi mana Anda berada, karena mode operasi menentukan prioritas Anda. Anda dapat menentukan ini melalui serangkaian pertanyaan:
1. Apakah perusahaan Anda masih membutuhkan pendanaan?
Jawabannya kemungkinan adalah "Diperlukan", karena sebagian besar perusahaan yang menerima investasi ventura di awal akan melakukan pendanaan ulang, tetapi ada beberapa pengecualian. Jika bisnis Anda sudah menguntungkan, itu bagus. Anda masih memerlukan rencana operasi, tetapi pendanaan mungkin bukan faktor pembatas utama. Jika belum menguntungkan, teruskan ke pertanyaan berikutnya.
2, Apakah cadangan dana Anda dapat bertahan lebih dari 12 bulan?
Inti dari pemikiran ini adalah, jika cadangan dana dapat bertahan lebih dari 12 bulan, maka rencana tahun ini mungkin tidak mencakup pembiayaan. Mungkin prioritas Anda adalah membangun produk atau membentuk tim. Namun, jika cadangan dana kurang dari 12 bulan, rencana operasional harus mencakup pembiayaan, pengurangan biaya, mencari mitra strategis dan peluang investasi, atau semua hal di atas. Anda mungkin juga perlu melihat kembali pengeluaran dengan serius, mencari cara untuk perbaikan.
3. Jika Anda membutuhkan pembiayaan, apa saja tujuan yang perlu Anda capai?
Anda harus jelas tentang tonggak apa yang perlu dicapai untuk meyakinkan investor untuk berpartisipasi dalam putaran pendanaan berikutnya. Tonggak yang tepat tergantung pada keadaan perusahaan dan putaran pendanaan yang ingin Anda lakukan, oleh karena itu lebih baik untuk mendiskusikannya dengan investor Anda. Misalnya, Anda mungkin berpikir bahwa meluncurkan produk akan memperoleh lebih banyak dana, tetapi investor mungkin ingin terlebih dahulu melihat kesesuaian produk dengan pasar.
Selanjutnya, pikirkan sumber daya apa yang diperlukan untuk mencapai tonggak ini. Lihat orang-orang yang perlu direkrut, langkah-langkah lain yang perlu diambil, dan berapa lama Anda berpikir itu akan memakan waktu. Daftar biaya ini di spreadsheet, apakah uang tunai di rekening bank Anda cukup untuk menutupi kebutuhan ini? Jika tidak, lihat variabel mana yang bisa disesuaikan untuk mencapai keseimbangan. Apakah mengubah urutan kegiatan membantu? Bagaimana dengan mengubah prioritas perusahaan saat ini?
Setelah mengidentifikasi sumber daya, pertimbangkan untuk merekrut atau menginvestasikan sumber daya ini, berapa lama cadangan dana Anda dapat bertahan. Kemudian tanyakan pada diri sendiri: dengan kondisi kas perusahaan saat ini, apakah cadangan dana ini cukup? Jika cukup, maka Anda memiliki dasar yang kuat untuk merumuskan rencana operasional. Jika tidak cukup, Anda perlu meninjau kembali rekrutmen, investasi, atau area fokus, dan melakukan penyesuaian pada rencana.
Akhirnya, tetapkan beberapa indikator untuk memantau rencana operasi agar dapat memahami apakah rencana tersebut efektif. Penting untuk memastikan pemantauan dilakukan secara berkala.
Template Tujuan Operasi
Worksheet di bawah ini dapat membantu Anda menggambarkan tujuan operasional secara awal. Salah satu cara adalah dengan menentukan tujuan tahunan terlebih dahulu, kemudian mundur untuk menetapkan tugas yang perlu diselesaikan oleh setiap kuartal, setiap departemen, bahkan setiap orang. Kuncinya adalah menuliskan ide-ide, karena jika Anda mencoba mengingat seluruh rencana operasional dalam pikiran, kemungkinan besar Anda akan melewatkan beberapa hal.
Berikut adalah contoh sistem pengukuran sederhana untuk melacak kemajuan tujuan. Dengan indikator Merah / Kuning / Hijau, Anda dapat melaporkan secara singkat kemajuan tujuan yang berjalan baik dan yang memprihatinkan dalam rapat tim kepemimpinan mingguan. Dalam contoh ini, Anda mungkin akan mengatakan bahwa tidak ada masalah di sisi produk, ada sedikit masalah di sisi pemasaran tetapi tidak perlu dikhawatirkan, sementara di sisi teknik ada masalah serius yang perlu didiskusikan oleh tim untuk mencari solusi. Jelas, sistem ini tidak rumit, dan itulah kuncinya: menemukan cara untuk memantau rencana operasional sekaligus mempertanggungjawabkan.
Menyusun rencana operasional perusahaan sangat penting, tetapi tidak perlu terlalu terjebak. Fokuslah pada substansi, bukan bentuk, dan pastikan dapat menjawab beberapa pertanyaan sederhana, seperti siapa yang melakukan apa, kapan selesai, berapa biayanya, dan bagaimana mengukurnya. Setelah Anda melakukan ini, Anda akan memiliki dasar untuk mengukur kinerja Anda sendiri dan dapat memantau apakah kemajuan perusahaan sesuai dengan rencana.